Mikä on energiatodistusrekisteri ja miten sitä käytetään?
Energiatodistusrekisteri on virallinen tietokanta, josta voi hakea laadittuja energiatodistuksia ja pätevöityneitä laatijoita. Kun myyt, vuokraat tai muuten selvität rakennuksen energiatehokkuutta, rekisteri auttaa tarkistamaan, onko todistus olemassa, kuka sen on laatinut ja millä tiedoilla se on tehty. Se on myös laatijan työväline, sillä todistus allekirjoitetaan ja talletetaan siellä sähköisesti.
Tässä käy läpi, miten energiatodistusrekisteriä käytetään käytännössä, mitä siitä voi nähdä ja milloin todistus pitää hankkia. Samalla selviää, miten löydät pätevän laatijan ja miksi virallinen merkintä rekisterissä on tärkeä, kun haluat varmistaa, että tieto on oikein ja lain edellyttämä.
Mikä on energiatodistusrekisteri ja miten sitä käytetään?
Energiatodistusrekisteri on virallinen tietojärjestelmä, josta voi hakea laadittuja energiatodistuksia sekä pätevöityneitä energiatodistusten laatijoita. Rekisteriä ylläpitää Varke, eli valtion tukeman asuntorakentamisen keskus, ja se toimii samalla laatijoiden työkaluna: todistus laaditaan, allekirjoitetaan ja tallennetaan sinne sähköisesti. Kun todistus tehdään rekisterissä, siihen merkitään myös todistuksen yksilöintitunnus. Tämä on tärkeää, koska rekisterissä oleva merkintä kertoo, että todistus on virallinen ja että sen tiedot on käsitelty järjestelmässä, jota käytetään myös valvontaan ja todistusten käytön seuraamiseen myynti- ja vuokraustilanteissa.
Käytännössä rekisteriä käytetään kahdella tavalla. Ensinnäkin sieltä voi etsiä jo laaditun todistuksen tiedot esimerkiksi todistusnumerolla tai osoitteella. Toiseksi sieltä voi hakea tietoa pätevistä laatijoista ja rajata hakua alueen mukaan. Tämä auttaa, kun haluaa tarkistaa, onko kohteelle tehty todistus, tai löytää henkilön, jolla on tehtävään vaadittu pätevyys. Jos laatija ei ole merkitty rekisteriin, todistusta ei ole laadittu virallista menettelyä käyttäen.
Julkisesta tietopalvelusta näkyvät todistuksen ensimmäiset kaksi sivua, eli niin sanottu yhteenveto, mutta ei koko energiatodistus. Poikkeus koskee 1–2 asunnon todistuksia tietosuojasyistä. Hakutiedoista voi nähdä myös tilastollista tietoa erilaisista rakennuksista esimerkiksi pinta-alan, rakennuskoon ja valmistumisvuoden mukaan. Tämä tekee rekisteristä hyödyllisen myös silloin, kun halutaan arvioida, mihin energialuokkaan vastaava rakennus yleensä sijoittuu.
Todistuksen sisältö perustuu laskennalliseen energiankäyttöön, ei käyttäjän tapoihin. Siksi rekisterissä näkyvä luokitus kertoo ennen kaikkea rakennuksen ominaisuuksista ja teknisistä järjestelmistä. Jos todistuksessa on myöhemmin muutettava tietoja allekirjoituksen jälkeen, on laadittava uusi todistus uudella todistusnumerolla. Voimassaoloaika on 10 vuotta, ja vain yksi todistus voi olla voimassa kerrallaan.
Rekisteriin voi kuulua vain pätevä laatija, jolla on riittävä koulutus tai työkokemus sekä hyväksytysti suoritettu energiatodistuksen laatijan koe. Motiva tarjoaa lisäksi neuvontaa todistuksiin ja niiden laatimiseen liittyen.
Milloin energiatodistusrekisteri on tarpeellinen?
Energiatodistusrekisteri on tarpeellinen silloin, kun halutaan löytää laadittu energiatodistus tai tarkistaa pätevöitynyt laatija virallisesta järjestelmästä. Rekisteri on osa energiatodistusten hallintaa, ja sen ylläpidosta vastaa Varke. Käytännössä se kokoaa samaan paikkaan tiedot sekä valmiista todistuksista että henkilöistä, joilla on oikeus laatia ja allekirjoittaa todistus.
Rekisterin keskeinen tehtävä on tukea energiatodistuksen käyttöä myynti- ja vuokraustilanteissa. Energiatodistus on työkalu rakennusten energiatehokkuuden vertailuun ja parantamiseen silloin, kun kohde on myynnissä tai vuokrattavana, joten rekisterin kautta haettava tieto liittyy suoraan näihin tilanteisiin. Kun rakennuksesta on tehty todistus, laatija allekirjoittaa sen sähköisesti energiatodistusrekisterissä, ja todistukseen merkitään myös todistusnumero. Sama järjestelmä toimii siis sekä laatijan työkaluna että virallisena tietokantana. Lisäksi rekisterin tietoja voidaan tarjota organisaatioille teknisten rajapintojen kautta, mikä kertoo siitä, että kyse ei ole vain yksittäisten asiakirjojen säilytyspaikasta vaan laajemmasta hallintajärjestelmästä.
Käytännön kannalta rekisteriä tarvitaan etenkin silloin, kun halutaan varmistaa, että todistus on olemassa ja että sen on laatinut pätevä henkilö. Rekisteristä voi hakea laadittuja energiatodistuksia sekä pätevöityneitä energiatodistusten laatijoita. Laatijoita voi etsiä myös alueen mukaan, mikä helpottaa sopivan asiantuntijan löytämistä omalle paikkakunnalle. Jos tarkastelet asiaa esimerkiksi myyntiä tai vuokrausta varten, rekisteri auttaa selvittämään, onko todistus laadittu ja kuka sen on tehnyt. Tämä on olennaista, koska energiatodistus pohjautuu laskennalliseen kulutukseen, ei käyttäjien tapoihin käyttää rakennusta, joten tiedon on oltava laadittu rakennuksen ominaisuuksista ja järjestelmistä oikein.
Rekisteri liittyy myös todistuksen voimassaoloon ja yhden todistuksen periaatteeseen: jos todistukseen pitää allekirjoituksen jälkeen muuttaa tietoja, laaditaan uusi todistus uudella todistusnumerolla. Voimassaoloaika on 10 vuotta, joten rekisterin kautta voidaan tarvittaessa tarkistaa, onko rakennukseen liittyvä todistus edelleen ajantasainen. Hakusana energiatodistusrekisteri f viittaa samaan viralliseen palveluun, mutta käytännössä oikea kohde on se järjestelmä, jossa todistukset laaditaan, allekirjoitetaan ja josta ne myös haetaan. Taustatiedon ja yleisen ymmärryksen tueksi Motivan ohjeistus on hyödyllinen, mutta varsinainen rekisteri toimii silti omana virallisena järjestelmänään.
Miten löydät pätevän energiatodistuksen laatijan?
Pätevän energiatodistuksen laatijan löydät Varken energiatodistusrekisteristä, jossa on tiedot rekisteröidyistä ja pätevöityneistä laatijoista. Rekisteri on virallinen paikka tarkistaa, kuka saa laatia ja allekirjoittaa todistuksen sähköisesti. Laadinta ei siis perustu pelkkään ilmoitukseen osaamisesta, vaan siihen, että henkilöllä on vaadittu pätevyys ja hänet on merkitty rekisteriin. Tämä on tärkeää, koska energiatodistus toimii rakennusten energiatehokkuuden vertailun välineenä myynti- ja vuokraustilanteissa, joten laatijan kelpoisuus vaikuttaa suoraan siihen, että asiakirja on asianmukainen ja käyttökelpoinen.
Hakua voi tehdä alueen mukaan, mikä helpottaa sopivan tekijän löytämistä oman kohteen sijaintiin. Julkisessa tietopalvelussa näkyvät vähintään laatijan nimi, pätevyys ja sen voimassaoloaika sekä toiminta-alue, jos laatija on antanut tähän suostumuksensa. Halutessaan laatija voi julkaista myös laajemmat yhteystietonsa, kuten puhelinnumeron, postiosoitteen, sähköpostin, verkkosivun ja yrityksen nimen. Käytännössä tämä auttaa vertailemaan tekijöitä ennen tilaamista ilman, että tietoja tarvitsee kysyä erikseen jokaiselta.
Kun vertailet laatijoita, tärkein tarkistus on rekisterimerkintä. Energiatodistusrekisteri f tai ara energiatodistusrekisteri voivat esiintyä hakutuloksissa, mutta käytännössä olennaista on sama virallinen järjestelmä, jossa pätevät laatijat on listattu ja jossa todistus myös allekirjoitetaan. Rekisterissä näkyvä pätevyys kertoo, että laatijalla on tehtävän edellyttämä koulutus tai vastaava työkokemus, riittävä perehtyneisyys energiatodistusten laatimiseen sekä hyväksytysti suoritettu energiatodistuksen laatijan koe.
Pätevyystasoissa on eroja. Perustason laatija voi laatia energiatodistuksia useimpiin rakennuksiin, kun taas ylemmän tason pätevyys tarvitaan kohteissa, joissa kokonaisenergiankulutuksen laskennassa käytetään dynaamista laskentamenetelmää. Käytännössä tällaisia kohteita ovat jäähdytetyt uudet rakennukset. Siksi oikean pätevyyden tarkistaminen ei ole vain muodollisuus, vaan keino varmistaa, että laatija saa käsitellä juuri sitä rakennustyyppiä, jota todistus koskee.
Jos haluat varmistaa, että valitsemallasi henkilöllä on oikeus laatia todistus juuri omaan kohteeseesi, rekisteritietojen lisäksi kannattaa katsoa pätevyyden voimassaolo ja toiminta-alue. Varken rekisteri on tässä se varsinainen tarkistuspiste, ei pelkkä yleinen hakukone.
Energiatodistusrekisterin ja todistuksen tiedot
Energiatodistusrekisteri on virallinen tietojärjestelmä, jonka kautta voi hakea laadittuja energiatodistuksia sekä pätevöityneitä energiatodistusten laatijoita. Rekisterin ylläpidosta vastaa Valtion tukeman asuntorakentamisen keskus, ja kansallista rekisteriä operoi Varke. Sama järjestelmä toimii myös todistusten laatimisen ja sähköisen allekirjoittamisen työkaluna, joten kyse ei ole pelkästä hakemistosta vaan osasta koko energiatodistusprosessia.
Rekisterin merkitys liittyy siihen, että energiatodistus on virallinen väline rakennusten energiatehokkuuden vertailuun myynti- ja vuokraustilanteissa. Kun todistus tehdään rekisterissä, sen tiedot voidaan liittää viralliseen järjestelmään ja todistukselle muodostuu tunnistetieto. Laatijan näkökulmasta tämä on olennainen, koska vain rekisteriin merkitty pätevä tekijä voi laatia ja allekirjoittaa todistuksen. Kiinteistön omistajalle tai myyjälle rekisteri taas tarjoaa tavan varmistaa, että todistus on tehty oikeassa järjestelmässä ja että laatijalla on siihen oikeus.
Julkisesta tietopalvelusta voi hakea sekä todistuksia että laatijoita esimerkiksi todistusnumerolla tai osoitteella. Laatijahaku toimii myös alueen mukaan, mikä helpottaa sopivan tekijän löytämistä omalle kohteelle. Rekisteristä näkyvät laatijan perustiedot, jos hän on antanut suostumuksen niiden julkaisemiseen: nimi, pätevyys ja sen voimassaoloaika sekä toiminta-alue. Halutessaan laatija voi julkaista myös laajemmat yhteystiedot, kuten puhelinnumeron, postiosoitteen, sähköpostin, verkkosivun ja yrityksen nimen.
Todistuksen puolella rekisteri näyttää vain osan aineistosta. Siellä voi tarkastella energiatodistuksen kaksi ensimmäistä sivua eli yhteenvedon, mutta koko todistusta ei voi avata rekisteristä. Poikkeuksena ovat 1–2 asunnon todistukset, joihin liittyy tietosuojaan perustuva rajaus. Varsinainen sähköisesti allekirjoitettu todistus toimitetaan tilaajalle vain laatijan kautta.
Energiatodistuksista rekisterissä näkyvät pääosin 1.5.2015 jälkeen laaditut todistukset. Ennen rekisterin käyttöönottoa laaditut, käsin allekirjoitetut ja PDF:nä toimitetut todistukset eivät tule sinne jälkikäteen. Jos taas ennen rekisterin käyttöönottoa laaditun kohteen tiedot siirretään mukaan, todistus tehdään rekisterin kautta uutena todistuksena. Tämä tekee rekisteristä hyödyllisen erityisesti silloin, kun halutaan tarkistaa todistuksen olemassaolo, laatijan pätevyys tai yhteenvedon keskeiset tiedot ilman koko asiakirjaa.